Sau đại dịch Covid-19, nhiều tổ chức đã duy trì mô hình làm việc từ xa toàn phần hoặc bán phần, bao gồm cả SIY Global. Nổi bật nhất là Airbnb cho phép nhân viên của họ có thể “làm việc từ bất cứ đâu”, điều này đã thu hút hơn 800.000 lượt xem trên trang tuyển dụng của họ.

Tuy nhiên, làm việc trong môi trường trực tuyến vừa mang đến cơ hội sáng tạo, vừa đặt ra thách thức trong việc xây dựng lòng tin giữa các thành viên. Vì vậy, nhiều nhóm làm việc từ xa đặt ra câu hỏi: làm thế nào để duy trì sự tin tưởng khi không có tương tác trực tiếp?

Khi Google bắt đầu hành trình tìm hiểu những điều kiện nào tạo nên các nhóm làm việc hiệu quả và đáng tin cậy, họ nhận thấy rằng sự an toàn về mặt tâm lý là yếu tố quyết định hàng đầu cho sự thành công của một nhóm. Như Giáo sư Amy Edmondson của Trường Kinh doanh Harvard đã nói, “sự an toàn về mặt tâm lý là một môi trường mà trong đó mọi người cảm thấy thoải mái là chính mình (và thể hiện bản thân).” Kết nối ảo thoạt đầu có vẻ khó xử và thậm chí không tự nhiên, nhưng nó lại rất cần thiết cho sự thành công của nhóm bạn. May mắn thay, có những chiến lược đã được kiểm chứng để thúc đẩy sự an toàn về mặt tâm lý và tạo ra một văn hóa tin tưởng.

1. Khuyến khích sự trung thực và cởi mở

Do thiếu các tín hiệu giao tiếp trực tiếp như ngôn ngữ cơ thể, làm việc từ xa đòi hỏi sự minh bạch cao hơn để tránh những hiểu lầm không đáng có. Chẳng hạn, một email có thể bị diễn giải là mang thái độ khó chịu, hoặc sự giảm tương tác của đồng nghiệp có thể bị cho là thiếu nỗ lực. Những giả định như vậy dễ làm ảnh hưởng đến mối quan hệ và hiệu quả làm việc nhóm.

Vì thế, nguyên tắc quan trọng là “đừng vội giả định”. Thay vào đó, hãy chủ động đặt câu hỏi làm rõ hoặc trao đổi qua video để hiểu đúng tình huống. Khi người lãnh đạo thường xuyên theo dõi và trao đổi với các thành viên, họ không chỉ thúc đẩy sự minh bạch mà còn thể hiện sự quan tâm đến từng cá nhân.

Theo nghiên cứu của Tiến sĩ Brene Brown, sự dễ tổn thương chính là nền tảng của đổi mới và sáng tạo. Một cách để xây dựng sự cởi mở trong nhóm là chia sẻ những câu chuyện thực tế về khó khăn hoặc thách thức khi làm việc tại nhà. Việc thẳng thắn nói về những sai sót hay thất bại trong công việc giúp tăng sự gắn kết giữa các thành viên và khẳng định rằng mục tiêu của nhóm không phải là sự hoàn hảo, mà là sự học hỏi và phát triển. 

2. Dành thời gian hỏi thăm từng thành viên

Tất cả chúng ta đều muốn cảm thấy mình thuộc về một nhóm nào đó. Khi cảm thấy mình thuộc về một nhóm, chúng ta sẽ có nhiều khả năng sáng tạo hơn và dám chấp nhận những rủi ro dẫn đến sự đổi mới và tăng trưởng. Thế giới ảo đòi hỏi nỗ lực phối hợp nhiều hơn để tạo ra những khoảnh khắc kết nối ý nghĩa với đồng nghiệp. Khi người trưởng nhóm dành thời gian liên lạc và hỏi thăm từng cá nhân, họ thể hiện giá trị và tầm quan trọng của mỗi thành viên. 

Những cuộc trao đổi cá nhân cũng đặc biệt quan trọng trong các nhóm làm việc từ xa, bởi các dấu hiệu cho thấy một thành viên đang gặp khó khăn hoặc dần tách khỏi tập thể thường khó nhận biết hơn so với môi trường làm việc trực tiếp.

3. Hỗ trợ kết nối giữa các thành viên nhóm

Sự tin tưởng không tự hình thành mà được nuôi dưỡng thông qua các trải nghiệm và tương tác chung giữa các thành viên. Trong bối cảnh làm việc từ xa, nhiều tổ chức đã tìm kiếm những cách thức mới để duy trì kết nối nội bộ. Tại SIY Global, các hoạt động gắn kết đội nhóm thường niên vốn được tổ chức trực tiếp đã được chuyển đổi sang hình thức trực tuyến. Theo chia sẻ của Abri Holden, thay vì hủy bỏ các hoạt động này, tổ chức đã thiết kế lại chúng thành những trải nghiệm ảo nhằm duy trì sự cởi mở và kết nối sâu sắc giữa các thành viên.

Việc xây dựng những kết nối ý nghĩa trong môi trường trực tuyến đòi hỏi sự sáng tạo, chân thành và khả năng lãnh đạo thấu cảm. Các hoạt động đơn giản như tổ chức bữa ăn trực tuyến, lớp vận động định kỳ hoặc dành thời gian trò chuyện trước cuộc họp 15 phút đều có thể giúp tăng cường sự gắn kết trong nhóm. Nghiên cứu cho thấy, cảm giác thuộc về tập thể tại nơi làm việc thường xuất phát từ sự quan tâm giữa các đồng nghiệp, không chỉ trong công việc mà còn ở khía cạnh cá nhân. Vì vậy, việc chủ động tạo ra những cơ hội kết nối ngoài công việc sẽ góp phần củng cố sự quan tâm lẫn nhau, từ đó xây dựng lòng tin và nâng cao hiệu quả hợp tác trong nhóm.

4. Khuyến khích khả năng nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ

Làm việc nhóm luôn tiềm ẩn những khác biệt về quan điểm, mục tiêu, hoàn cảnh và trải nghiệm cá nhân. Những khác biệt này có thể dẫn đến xung đột, đặc biệt trong môi trường ảo, nơi các hiểu lầm thường khó được nhận diện và giải quyết kịp thời. Nếu kéo dài, chúng có thể làm suy giảm sự gắn kết và lòng tin giữa các thành viên. Vì vậy, người lãnh đạo cần chủ động xử lý các mâu thuẫn ngay khi chúng xuất hiện.

Một cách hiệu quả để giải quyết bất đồng là khuyến khích các thành viên nhìn nhận vấn đề từ gốc độ của người khác. Con người có xu hướng tạo dựng sự kết nối thông qua những điểm chung, vì vậy việc nhấn mạnh các giá trị và mục tiêu chung có thể giúp giảm căng thẳng và tăng sự thấu hiểu.

Chẳng hạn, khi hòa giải một xung đột,  người lãnh đạo có thể bắt đầu bằng việc nhắc lại những điểm tương đồng giữa các bên như: “Tôi biết cả hai bạn đều đang đối mặt với thử thách mới này. Tôi cũng nhận thấy cả hai bạn đều rất tâm huyết với đội/dự án này và mong muốn thành công”. Việc ghi nhận những điểm chung này giúp tạo nền tảng cho đối thoại tích cực, từ đó mở ra cơ hội lắng nghe, thấu hiểu và tìm ra giải pháp phù hợp cho tất cả các bên.

Niềm tin là nền tảng của các nhóm hỗ trợ, gắn kết và hoạt động hiệu quả cao. Khi các thành viên trong nhóm cùng nhau trân trọng và lắng nghe nhau, kết quả sẽ là sự sáng tạo, đổi mới và tiến bộ tận tâm. Như tác giả Stephen Covey đã nói, “Niềm tin là động lực cao nhất của con người. Nó khơi dậy những phẩm chất tốt đẹp nhất ở mỗi người.” Quá trình xây dựng các nhóm đáng tin cậy đòi hỏi nỗ lực bền bỉ, dù là trực tuyến hay trực tiếp, và nỗ lực đó xứng đáng với kết quả đạt được.

Nuôi dưỡng niềm tin từ sự thấu hiểu bên trong với Search Inside Yourself

Trong bối cảnh làm việc từ xa và mô hình hybrid ngày càng trở thành một phần quen thuộc của tổ chức hiện đại, xây dựng lòng tin không chỉ là vấn đề của quy trình, công cụ hay tần suất họp nhóm. Cốt lõi hơn, đó là năng lực hiện diện, lắng nghe, thấu hiểu và phản hồi một cách có ý thức trong từng tương tác hằng ngày.

Đây cũng chính là những năng lực trọng tâm mà chương trình Search Inside Yourself (SIY) hướng đến, được phát triển từ Google và hiện được triển khai bởi SIYVN tại Việt Nam. Chương trình giúp các nhà lãnh đạo và đội ngũ phát triển trí tuệ cảm xúc, năng lực chánh niệm, sự thấu cảm và khả năng giao tiếp có ý thức. Khi mỗi cá nhân hiểu rõ bản thân hơn, quản trị cảm xúc tốt hơn và biết kết nối với người khác bằng sự chân thành, tổ chức sẽ có nền tảng vững chắc hơn để xây dựng niềm tin, nuôi dưỡng an toàn tâm lý và thúc đẩy sáng tạo bền vững.

Vì vậy, trong hành trình xây dựng những đội ngũ làm việc từ xa hiệu quả, Search Inside Yourself không chỉ là một chương trình phát triển cá nhân, mà còn là một giải pháp thiết thực giúp tổ chức kiến tạo văn hóa tin cậy, kết nối và hợp tác sâu sắc hơn trong kỷ nguyên làm việc mới.